WEBデザイン制作・パンフレットデザイン制作
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コラム

2017

9/27

【短納期】のお仕事にお応えする仕事術

『すぐ欲しい!という要望に応えるために』

 
時々、『◎◎日まで、パンフが欲しいんですけど!』という、急なご依頼が来ることがあります。

日頃から、当社のお客様は余裕をもってご依頼いただく事が多いので、さほど【短納期】のお仕事に見舞われる事は無いのですが、月に1〜2回くらい、このようなお問合せが舞い込みます。

 

だいたいこういうケースの場合は、

『急に営業しなければならなくなった』
『展示会でチラシを撒くことになった』
『気がついたら、パンフレットの在庫が無かった』

等など、必要に迫られた状態で業者さんを探すことになったケースが多いようです。

 

カタログやパンフレット、ウェブサイトなどの(企業の)販促ツールの作製というのは、ある程度、事前に段取りして、スケジュールに余裕を持って進めていったほうが良いものですが、どうしても突発的に準備しなければならない事態に直面してしまうものです。

 

それは、我々の業界のみならず、どんな仕事の現場でも同じでしょう。
【短納期】でのお仕事というのは、どんな業界であっても、仕事の進め方にコツがいるものです。

 

まずは、我々の業界の場合の【短納期】の仕事術についてご説明いたします。

 

通常、(どんなに効率よく制作を進めても)パンフレットなどの紙媒体の制作には、数週間かかります。

 

ご依頼内容にもよりますが、取材や写真撮影が必要だったり、文章作成(ライティング)が必要だったりすれば、必然的に、最低でも数週間は必要になります。しかし、【短納期】で制作をご希望されるケースというのは、だいたい1週間から10日くらいで納品して欲しい!といった具合です。休業日も入れてしまうと、実働は数日ですね。それくらい急な要望に見舞われる事があったりします。

 

当社では、どんな急なご要望であったとしても、極力ご要望に応えられるようにしています。当社が断るケースというのは、もう物理的になんともしようの無い場合のみです。できるだけ、迅速に対応ができるように工夫しています。(繁忙期などは、どうしてもお断りする場合が多くなりますのでご注意ください)

 

短納期で納品するための進め方。

 

では、短納期でお仕事を受ける場合、どのような仕事のやり方をしているのかについてご説明いたします。その前に、【短納期】でお仕事を受けるからといって、スタッフに休日出勤や残業を強いているわけでは無いことを、最初に前置きしておきます。

もちろん、物理的に無理な場合は多少の残業をしますが、残業はあくまでも最後の選択肢としておきます。

限られた実働可能時間内に、通常業務もこなしつつ、突然舞い込んできた短納期の仕事をこなせるように調整します。

もちろん、そのためには、お客様にご協力いただく必要がある部分は、ご協力いただきます。お客様と制作側が、阿吽(あうん)の呼吸で進めなければ、【短納期】のお仕事はこなすことができません。
 
まずは制作の流れと役割分担、そして工程毎の期限を区切ることから始めます。
 
【短納期】のお仕事の場合、この段取りで全てが決まると言っても過言では無いでしょう。ここのセッティングが曖昧で進んでしまうと、途端にプロジェクトは破綻します。
 

まずは、制作の流れです。
 
例えば、A4×4ページのパンフレットをデザイン制作するとします。
 
デザインする前に、お客様のご要望をヒアリングをしますが、ここも大事です。
デザインの要望のみならず、販促物使用の目的や用途、そして得たい効果などをヒアリングし、お客様と大筋の合意をいたします。特に、デザインのご要望の所は、聞き取りが非常にデリケートになります。希望の色味以外にも、デザインの方向性や、好きな雰囲気など、ご希望のデザインを丁寧に聞き取ります。
 
ここで大事なのが、『デザインは当社のお任せ』なのか、『お客様のご要望通りにした方が良いのか』の合意を得ることです。
 
つまり、デザインに関してのイニシアチブ(主導権)はどちらが握るのか?ここを曖昧にして進めてしまうと、最終的にちゃぶ台返しになってしまいます。『出来上がったデザインが希望とは全く異なる仕上がりになってしまった。』という失敗をしたことのある方は、ここの合意が上手くいかなかったケースでしょう。非常に大切なポイントです。
 
ただし、ある程度実力のある制作会社でしたら、デザインもある程度お任せした方が良いと思います。
デザインはデザインのプロに依頼した方が仕上がりが良いからです。
ただし、お客様サイドに確固たる希望がある場合は、必ず制作前にデザイナーさんに伝える必要があります。伝える側もきちんと伝え、要望を汲み取る側も的確に汲み取る。このあたりは、場数を踏んだ制作スタッフでないと、なかなかこなしきれないかもしれません。
 

次に原稿や写真などの資料(素材)の準備です。
 
デザインの方向性が決まったら、掲載する原稿や写真類を、『何時まで』『誰が』準備するかを決定します。
納期が短ければ短いほど、準備にかけられる時間はありません。期限をしっかり区切って素材を準備します。
 
まれに、『ここの写真だけは最後に載せる』といった具合に、全ての素材が揃わずにデザインに入る場合もあります。【短納期】制作の場合は、これはやむを得ないでしょう。8割くらいの素材が揃ったら、デザインに進みながら、残りの素材を準備することがコツになります。
 

デザイン校正は精度を高めて。

 
次に、校正のお話をします。
 
初回のデザイン案が出来上がってから、数回の修正(校正)を経て完成にたどり着きます。【短納期】の場合には、校正の回数も十分確保できません。なので、1回1回の校正の精度を高める必要があります。これは必須だと考えて下さい。
 
校正のたび毎に、全てをきちんとチェックする必要があります。これはお客様にご協力をいただく部分です。
 
『1回目は軽くみて、次回にきちんと見よう』という余裕は無いので、毎回、集中してしっかりチェックしていただきます。
 
当社では二人での『読み上げ校正』を行いますが、これは、修正2回目あたりで行います。ただし、あまりにも【短納期】の場合には、1回目のご提示で行う場合もあります。そうすることで校正の回数を減らす事もできるからです。
 
校正回数を多くすれば、より良いものが出来上がると言うわけではありません。
 
大事なのは、その精度ですので、回数が少なかったとしても、きちんとしたものが出来上がります。

短納期の料金

 
最後に、【短納期】のお仕事の場合の料金です。
 
通常、どんな業界でも短納期になると割増料金がかかります。これは割増料金というとネガティブに聞こえますが、余裕をもって依頼する方がリーズナブルに制作できると考えた方が良いでしょう。
 
宿泊予約でもなんでも『早割』というものがあります。
 
早めに注文してもらうことにより、その後のスケジューリングがしやすくなったり、人材の確保もしやすくなります。
逆に、急な注文の場合は、スタッフに残業をしてもらったり休日出勤してもらわなければならないので、イレギュラーなコストが発生します。
そういう意味では、『早割』は合理的ですし、『短納期』では割増になってしまうことは当たり前の事です。
 
ですので、できるだけ余裕を持って依頼した方がお得に制作できるということを覚えておいて下さい。

 
当社は、できるだけ短納期のお仕事でもお受け出来るように段取りいたしますので、お気軽にご相談ください。

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