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コラム

2018

8/17

料金別納郵便と宛名データ入力サービス

当社では、様々な紙媒体のデザイン制作・印刷を承っておりますが、ときどき、制作+印刷のみならず、その後の郵送までワンストップで請け負って欲しいというご依頼をいただくことがあります。
 
例えば、事務所を移転するので、顧客への移転案内ハガキのデザイン・印刷とポストイン(投函)までお願いしたいとか、展示会で名刺交換した方々に御礼のハガキを送りたいので、それぞれのデータ入力とハガキのデザイン・印刷、そしてポストイン(投函)まで一括でお願いしたい等のご依頼です。
 
もともと、案内ハガキのデザインや印刷は本業として行っておりますので、特に問題ございません。
そこに、送付先の宛名入力やハガキのポストインが加わるだけですので、これらをワンストップで承ることは可能です。
 
そこで、本コラムでは、日本郵政で案内ハガキを送る時の注意点や当社のサービス内容についてご紹介させていただきます。ご興味ある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
 

案内ハガキのデザイン

 
まずは、ご案内ハガキのデザインについてご説明いたします。
 
(郵便)ハガキは、あまたある郵送サービスの中では、最も安価で発送することができますので便利です。ハガキであれば、62円で発送することが可能な郵便物です。はがきサイズ(100×148)の紙面の両面を使ってご案内を出すことができますので、お手軽な案内に使われます。
 
今は、ハガキ印刷料金も比較的安価になっていますので、郵送枚数が多いケースなどは、積極的にハガキを選択されることが多いです。
 
宛名書きの面には、基本情報(住所・電話・FAX・地図・営業時間)などを入れ込むことができます。そして、裏面にはご案内の文章と簡単なイラストやイメージ画像を入れることが可能です。
 
一見、100cm×148cmなので狭い誌面に見えますが、思いの外情報が入りますので、移転案内や新サービスのご案内、展示会のお礼等に使う分には、十分すぎる情報を掲載することが可能です。
 

料金別納郵便

 
次に日本郵政を使ってポストイン(投函)する際の『料金別納郵便』について説明いたします。
 
はがきサイズの郵便物を郵送する際は、1通あたり62円の郵送料金がかかります。枚数が少なければ、1通1通、62円の切手を貼付すればよいのですが、枚数が多いと貼付作業が大変です。
 
かといって、62円の官製はがきに印刷をかけてしまうと、郵送したい枚数ピッタリの枚数で印刷をかける必要がありますので、現実的ではありません。
郵送枚数が、最初からピッタリ分かっているケースというのは稀で、だいたい、印刷と実際投函される枚数は誤差が出ることが多いのが現実です。
 
そのため、官製はがきに印刷してしまうと、投函されなかったハガキは無駄になってしまいます。そのため、官製はがきではなくポストカードとして印刷をかけて、必要な分だけポストイン(投函)するというのが良いでしょう。
 
そこでよく使われるのが「料金別納郵便」です。
投函したい枚数分だけ郵送料金(62円)を支払えば良いからです。
それが、「料金別納郵便」です。
 
時々、『料金後納郵便』と混同されて使われる方がいらっしゃいますが、料金別納郵便と料金後納郵便は全く別のものですのでご注意ください。
 
それでは、料金別納郵便のやり方についてご説明します。
 
ハガキの宛名面の切手を貼る位置に、『料金別納郵便』マークを入れてハガキの表面のデザインを作ります。
このマークのサイズや仕様は、日本郵政の規定がありますので、それに準拠します。詳しくは日本郵政のページをご参照ください。
⇒日本郵政参考ページ 
https://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/separate_pay/index.html
 

引用:https://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/separate_pay/index.html
サイズが小さかったり大きかったりしては駄目なので、上記のサイズに当てはまるようにハガキのデータを作製します。
 
日本郵政のホームページには、表示上部の「差出事業所名」は、郵便物・荷物を差し出す郵便局名を表示してください。(例:銀座郵便局へ差し出す場合 → 銀座局)と書いてありますが、ここは省略しても構いません。省略しておくと、どこの郵便局でも投函できます。
 
また、表示の下部2分の1以内には、差出人の業務を示す広告等も掲載できます。自由にデザインできるということです。ただし、デザインの内容によっては、NGとされる場合もありますので、デザインマークを採用したい場合は、印刷をかける前にカンプの状態で、お近くの郵便局に許可をもらっておいたほうが無難です。印刷してからNGになってしまうと損害が大きすぎます。
 

また、宛名面(表面)の最上部には、「郵便はがき」か「POST CARD」という文字を入れる必要があります。これがないとハガキの料金ではなく封書の料金になってしまいますので注意が必要です。
 
尚、料金別納マークには、あと2パターンの表記があります。
 
◎3日程度の送達余裕承諾をした広告郵便物、区分郵便物、第三種郵便物(特割)
 
◎7日程度の送達余裕承諾をした広告郵便物、区分郵便物、第三種郵便物(特特)
 

詳しくは日本郵政のページをご参照ください。
⇒日本郵政参考ページ 
https://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/separate_pay/index.html
 

データ入力と宛名ラベル貼付

 
そして最後に、宛名入力と宛名ラベル貼付についてです。
送付先の住所(宛名)はご自身で貼る場合には、印刷したものをご納品します。しかし、投函までワンストップで承る場合は、宛名ラベル貼りも承ります。
 
通常は、送り先の住所やお名前などは、エクセルデータでお送りいただきます。その場合には、下記のようなルールでエクセルデータをお作りいただくと効率が良いです。
 
(1)郵便番号(※必須)
(2)住所(県市区町村マンション名で分けなくてOK)(※必須)
(3)会社名(※必須)
(4)担当者名(なければご担当者様など)
 
(1)〜(4)の順番で、それぞれセルに分けて入力しておきます。
郵便番号と住所は、必ず別々のセルに入れたほうが良いです。
 
郵便番号が正確であれば、都道府県名は無くても大丈夫ですが、心配な場合は入れておいたほうが良いでしょう。
 
あと、注意点ですが、宛名データが多くなればなるほど、後からのチェックは大変になります。特に文字化けや住所の重複、住所不備、その他エラーに関しては、こちらではチェックしきれませんので、データ入力の時点で整理して入力することが重要です。
 
エクセルデータをそのままこちらにお送りいただければ、宛名ラベルシートに出力して宛名ラベルを貼付します。
 
また、展示会などで、名刺交換した方に送りたい場合などは、宛名入力から承る事も可能です。その場合は、入力通数により見積額が変わりますのでお問い合わせください。

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