ビジネスマナー好感度をあげる、名刺交換の仕方

先日、第2回、全国介護福祉総合フェスティバル（in 横浜）にブース出展いたしました。

ブース出展の風景や当社の販促物などについては、おいおい、折りに触れご説明いたしますが、今回は、その中でもお名刺の交換についてお話したいと思います。

展示会というのは、自社のサービス内容（および商品）を、積極的にそして具体的にプレゼンテーションできる場ではありますが、なかなか“その場で商談⇒即　ご注文”へという訳にはいきません。あくまでも見込み客の獲得を最大の目的とし、多くの人々に広く知っていただくための場になります。

当然のごとく、できるだけ興味を持っていただくためには、配布するパンフレットや案内チラシにこだわる必要がありますが、もう一つの側面、『お名刺のいただき方』にもこだわるべきだと思っています。

今回、当社が出展した展示会は、2日間で4,000名くらいの来場者が見込まれていましたが、全体的に見渡すと、若干、目標に到達しなかったような感じがありました。しかも、私たちの業種は、すべての来場者がお客様になりえる対象では無いため、確実に興味をもっていただけた方とお名刺交換をすることが最大のミッションでした。（当社のターゲットは、医療・介護・福祉関連施設のご経営者様および管理責任者様、それに準ずる方々）

展示会に出展した事のある方であれば、だいたいの雰囲気は想像出来ると思いますが、お名刺を無条件でいただくのは、非常にハードルが高いです。逆に、展示会を見に行って名刺を出展者に渡した経験のある方はどれくらいいるでしょうか？とても障壁の高い行動です。

名刺を渡してしまったばっかりに、『あとからジャンジャン営業電話がかかってきたらどうしよう、、、、』という無条件の防御が働くからです。人間というのは、とても自己中心的で、興味のあるものは、すぐ食いつきますが、興味の無いものに対しては、実に消極的で押し売りを嫌う傾向があります。それはビジネスパースンであっても同じ事です。

しかし、出展者側からしたら、折角ブース出展をしたのですから、確実にお名刺をいただきたいという思うでしょう。多くの出展企業が思うことです。

そんな思いの中、2日間で多くの方々に自社のプレゼンテーションをさせていただき、総勢80名弱の方々からお名刺を頂戴することができました。（誠にありがとうございます）

もちろん、ただ受け取るだけでなく、こちらのお名刺もお渡しし、フェイス・トゥ・フェイスの名刺交換ができたので、とても有意義だったように感じます。

他の出展企業さんの名刺交換状況をみても、当社はだいぶ良い成績だったと思います。
それでは、できるだけ好感の持たれる名刺交換のポイントと、できるだけ初対面の方々と、気持ちよくお名刺交換ができるようなノウハウを、少し書かせていただきたいと思います。

まずは、相手（来場者）に対してお声掛けするタイミングです。

タイミングはもちろんの事、瞬時に、状況判断をきちんとすることが大切です。

来場者の多くは、なんらかの情報収集をしにきていますが、興味もないものには食いつきません。軽い、ブースウォッチングの雑多な情報から、興味を持ったものに関心を示すことでしょう。しかし、それを待っているだけでは、恐らくブース内を詳しく見てもらう事は難しいでしょう。

しかし、だからといって強引に引き寄せることは、かえって逆効果になります。

きちんと、来場者の方が、情報を収集しようとしている表情をしているかどうかを、相手の目線で判断し、適切にお声掛けします。もちろん、誰かとお話をしているところを割って入ったりすることはしてはいけません。あくまでも、フリーな状態（声をかけられても良い状態）であること確認し、絶妙なタイミングでお声掛けした方が良いでしょう。

中には積極的な声かけをせずに待っている出展企業もいらっしゃいますが、お声掛けをせずにただ待っているだけももったいないです。知名度のある有名企業ならまだしも、無名な中小企業は、ちゃんとPRしなければブースに足を運んではくれません。
タイミングを見計らって、積極的にご案内した方が良いと思います。

次に、ブースウォッチングしている方々への声かけの内容です。ただ漠然と『見てください〜』というだけでは伝わりません。サービスの内容を短い文章でまとめたキャッチフレーズを伝えること、そして、難しいお話ではないこと、2〜3分でプレゼンは終わることなど、決して重たくないことを説明するのが良いでしょう。もちろん、しつこい売り込みはしないことも、きちんとお伝えしたほうがいいでしょう。それだけで、相手のガードはゆるむものです。これだけでも、大分、興味を持って足を止めてくださいます。

そして、事前に相手に伝えたとおり、簡潔に短い時間で伝えなければならないことをきちんと伝えます。急に、長々と話し始めてはいけません。（簡単な話だって言われたから聞いたのに、、という不満に繋がります）展示会の来場者は、多くの配布物とバッグなどの手荷物を沢山持っている場合が多いので、軽く手荷物を置けるスペースも用意してあげると、さらに話を聞きやすくなります。（ワンポイントです）

プレゼン中の相手の表情や言葉などで、どれくらい興味を持っていただけたかは分かると思います。（反応をきちんと見ておく事も大事です）
そして、できるだけスムーズにプレゼンした後は、クロージングトークもきちんとした方が良いでしょう。相手方の入場証に入っているお名刺などを見て、具体的な投げかけをすると話が膨らみます。

例えば『介護の現場は、今人不足ではないですか？どこも、非常に困っているようですよ。』などです。できるだけ相手の懐にはいり、嫌らしくない話題で、共通の話題を持つのが良いと思います。ここまで一方的に話をされている訳ですから、相手を退屈させてしまっている可能性があります。相手のニーズを表面化できるような投げかけで、さらに会話を膨らませるのが良いでしょう。

そんな中で会話が膨らみ、具体的なご提案ができる話題になっていくかもしれません。
こちらが一方的に話すのではなく、初対面であっても、相手の興味を引き出してあげることが、人間関係を構築する一歩になります。

そうこうしているうちに、あまり長く引き止めないよう、ある程度の所でお名刺を頂戴します。
その時も、しつこい営業電話はかけないこと、メールだけ送らせていただくことをきちんと伝えます。
また、お名刺をいただく時は、私は入場証にお名前がある場合は、お名前でお声かけします。

『◎◎さん、申し訳ないですがお名刺いただけないでしょうか？』
と言った形です。お名前でお呼びすることは、相手との距離感をぐっと縮めることに繋がります。

誠実に対応すれば、短い時間でも十分心を開いてくださるものです。もちろん、お名刺交換をしていただけた方への深い感謝の気持ちを伝えることも、とても重要です。名刺交換をしてもらえて嬉しいという感情も表に出すほうが、相手には良い印象として残るはずです。
あとは、名刺交換の特典（プレゼント）なども有効ではありますが、プレゼントの有る無しで判断されることはないので、あくまでもオプションとして設ける程度で十分です。

こうして、多くの方々とお名刺交換をしていただくことができました。
とても、深く深く感謝しています。

今後は、定期定期に有益な情報発信をさせていただくため、主にe-mailを送らせていただくことにしています。現に、先日最初のメールを配信しましたが、配信停止は１通もきませんでした。とても良かったと思っています。

人と人との出会いは一期一会です。
どんな場で、どんな方々とお会い出来るか、その後、どのような関係に発展するかは未知数です。一つの出逢いを大切に、地道にビジネスを行っていきたいと思います。
どうぞ、ご参考ください。