打ち合わせのコツ制作会社に依頼する際、必ずしも対面打ち合わせは必要ない理由

忘れもしない2020年の1月。
新しい感染症の登場が世界を震撼させました。

それから3年。
すっかり私たちの生活スタイルは一変。良くも悪くも感染症と共に歩んだ3年間でもありました。

新しい感染症が蔓延した社会で自粛しなければならなかったのが、人と人との接触でした。かつては、お酒を飲みながら親交を深める文化『飲みニケーション』が当たり前だった職場も、これらを禁じられ、すっかり人と人との交流が薄くなりました。

しかし、こんな不自由な3年間でも良い側面もありました。
『リモートワーク』という仕事のスタイルが当たり前になったことです。

昔から、仕事は出勤して職場で行うものという固定概念がありました。できるだけ近い職場を選んだり、職場の近くに引っ越したりと、通勤時間を短くする事が求められたものです。しかし、新しい感染症が蔓延した社会では、職場に集まらずに、個々に別の場所で仕事をする事が推奨されるようになりました。この3年間で、東京都内のオフィスを解約した企業も多いと聞いています。

社会が、職場以外で仕事をする『リモートワーク』を容認するようになったことは、この保守的な日本社会に大きな変革を生み出したように思います。

実は弊社は、10年以上前からスタッフの『リモートワーク』を導入しています。
耳慣れない『リモートワーク』という仕事スタイルは、これが浸透する前までは、理解しにくい人もいたようです。スタッフなのに社内にいない。馴染みのない方には違和感として映ったかもしれません。

しかし、『リモートワーク』が当たり前になった今、本当に仕事がやりやすくなりました。

また、『リモートワーク』が浸透した理由の一つに、オンラインミーティングツールが普及したこともがあります。インターネットさえ繋がっていれば、どこでも顔を見ながら打ち合わせができる。

無料で使えるオンラインミーティングツールは、ビジネス上の打合せのスタイルを大きく変えました。

パンフレット制作などクリエイティブの世界では、打合せが非常に重要なポイントになります。

一昔前は、これらの打ち合わせは対面で行われる事が当たり前でした。
営業マンやディレクター、もしくはデザイナー本人が顧客のもとに足を運び、顧客の要望を聞き取りました。デザイン会社などを選ぶ際には、訪問してもらえる会社を優先的に選んだかもしれません。

しかし、『リモート』での打合せが当たり前になると、少々、事情が変わりました。

遠方の制作会社であっても、オンラインで打ち合わせができますので、全国の制作会社から選ぶ事ができます。また、フリーランスで活動しているデザイナーに依頼しても良いかもしれません。オンラインミーティングが普及した現在では、デザイン会社選びも幅が広くなった事でしょう。

リモートワークが進んだ社会では、選択肢が広がったように思います。

私たちの仕事はグラフィックデザインです。お客様の要望を聞き取り、好みに合ったデザインに仕上げます。

しかしデザインとは、非常に主観的な好みに左右されるものです。

プロである私たちが良いデザインだと思っても、必ずしも顧客がそれを好むとは限りません。そのため、できるだけ顧客の要望をくみとり、それを加味したデザインに仕上げなければなりません。

そこで重要になるのが、顧客へのヒアリングです。
顧客の要望や疑問・質問、お悩みなどを丁寧に聞き取ることがヒアリングです。

顧客の悩みや相談事は多岐に渡り、決して同じ悩みはありません。そのため、対面であろうがオンラインミーティングであろうが、的確にヒアリングする事が求められます。

パンフレット制作を制作会社に依頼する際、まずは、自分たちの要望や悩みを制作会社に伝えなければなりません。

そのためにも、まずは自分たちの要望や悩みを明確にまとめる必要があります。（稀に、要望や悩みがまとまらないので、ひとまず相談したいというケースもあります。その場合でも、できる範囲で要望をまとめておきましょう。）

ある程度、要望や悩みがまとまっていれば、あとは制作会社のディレクターが要望を整理し、解決するための道筋をつけてくれます。つまり、実力のある制作会社に相談すれば、あとはきちんとヒアリングをしてくれ解決策を提示してくれるので心配ありません。

ですから、それが訪問による対面のヒアリングであろうがオンラインであろうが関係ありません。話す内容は同じなので手法には左右されません。

逆に、顔の見えない電話やE-mailであっても同じです。
コミュニケーションができれば手法はなんでも良いのです。

時々、弊社にお問い合わせいただいたお客様から『対面での打ち合わせをしたい』と言われる事があります。

もちろん、必要があれば訪問で打ち合わせをしますが、

『対面であっても、オンラインであっても、電話であっても、話す内容は同じなので、必ずしも対面うち合わせがは必要ないですよ。』

と説明すると、ほとんどの方が納得されます。
弊社では、訪問による打ち合わせは有料ですから制作費用が安くなるなら訪問はいらないとなるようです。

ただし、複数の担当者や役員と大勢で話してほしいと言われるケースもあります。その場合は対面の方が効率が良い場合もあります。複数人でオンラインミーティングが難しい場合のみ、対面の方が推奨される場合もあります。

次に、パンフレット制作の打合せでは、どのような事について制作会社に伝えれば良いか説明していきます。主に以下のようなことを制作会社とディスカッションしましょう。

• 制作の目的
• パンフレットの使用用途
• 期待したい効果
• 配布先のターゲット
• 具体的な仕様
• 希望するデザイン
• 特に強調したいポイント

そのほか、ヒアリングのポイントは沢山ありますが、上記の7つのポイントは必ず伝えたほうが良いポイントですので覚えておきましょう。

以上のように、パンフレット制作時に打ち合わせする内容は大体決まっています。
ですから、必ずしも対面で話をしなくとも電話でも十分聞き取りが可能なのです。

ただし、やり取りした内容は、できるだけ行き違いのないような工夫は必要です。
当社では、できるだけ行き違いのないように、書面でやり取りをすることにしています。

ヒアリングシートというワード書類を用意し、そこに記載してもらうことにしています。書面で残るため後から振り返りやすく、デザイナーなど他のスタッフとも情報の共有がしやすいのです。

あとは、足りない部分を電話で確認します。E-mailで追加の質問をすることもあります。どうしても顔を見て話したい場合は、Zoomなどのオンラインミーティングツールを用います。

このように、わざわざ客先まで訪問して聞き取りをしなくとも、リモートで十分精度の高いヒアリングは可能になります。

ただし、安心感を得るために、相手の顔を見て話したいという場合には、訪問もしくはオンラインミーティングを選びましょう。実力のある制作会社を選択するためにも、訪問可能エリアにこだわらず、幅広い選択肢の中から選ぶことが成功の秘訣です。