販売促進のネタ

後藤ようこ

執筆者:後藤ようこ

マネジメント力を考える:デスクワーク編

  • 2016年08月01日
  • コラム

最近、ブログにビジネス系の記事を書いていなかったなぁ、と、ふと思い出しました。(笑)
(本ブログは、広告や販促に関するネタをまとめたブログではありますが、定期的にビジネス要素のあるコラムも書いています。)

まぁ、特に、特記するネタもないのですが(笑)、最近、とくに個々のマネジメント力というものが、生き方に大きく影響するのでは?と感じているので、マネジメント力について書いてみようと思いました。

先日、某出版社から定期的にいただいている医療記事執筆のお仕事で、睡眠研究の専門家に睡眠に関する取材をしてきました。

以 前から、「睡眠」とは人間のパフォーマンスを左右する最も重要な行為と思っていましたし、昔、同じテーマで別の専門家に取材させていただいたことがあった ため、自分にとっては興味関心の高いテーマでした。もちろん、今回取材させていただいた先生のお話もとても興味深く、とても勉強になりました。

そして前々から、人間のパフォーマンスは、睡眠の質により左右されているの ではないか、と考えていたことが、先生の話を聞いてより、それが確信に繋がったと思います。特に、働き盛りの現役世代は、日中の様々なストレスと向き合っ て仕事をしていかなければなりません。ストレスというものは、睡眠に多大な影響を与えるとともに、体に様々な影響を及ぼします。

その反面、 仕事のストレスがすべていけないわけでは無いことも事実です。働きがいのある仕事は、人生に変化と活力を与え、人を生き生きとさせます。つまり、日中のパ フォーマンスを高め、ストレスに打ち勝ちながらも、充実した日々を送るためには、自己マネジメント力というものが、非常に大事なのではないかと強く思うわ けです。

そして、自己マネジメント力とは、バリバリのビジネスマンだけに必要なものではありません。外では働いていないけれど、毎日家事や育児に忙しい専業主婦だって、事務職のOLさんだって、同じように身につけておきたい力です。

それでは、少しわかりやすいように、事務職の仕事を例にあげて、少し解説してみたいと思います。
 

デスクの上と引き出しの中

 

私は、職種にかかわらず、デスクワークを効率的に出来ている人とそうでない人というのは、引き出しの中とデスクの上を見れば、ひと目でわかると思っています。

引き出しの中とデスクの上は、見える部分と見えない部分を表し、表と裏、中と外のような関係です。

まず、いずれもグチャグチャしていて整理整頓されていないのは、絶対効率が良くない事が見た目でも露呈しています。

『マネジメント力なのに、なぜ整理整頓が?』と思うかもしれません。

だって、こういう細部の工夫や配慮が積み重なって1日の仕事になっていくのです。

だから、1日の自分の仕事のマネジメントといえば、こういう所から見直していく必要があると思っています。

例えば、500通の郵送物を封筒にセットし郵送する仕事があるとします。

500通の封書を用意するのに何分かかるかをイメージ出来てないといけません。このような仕事をしたことのある皆さんはできていますか?

30分なのか1時間なのか、2時間なのか?

ちなみに当社では、簡単な封詰めてあれば100通を10分でセットする、というルールを設けています。そのために、一連の流れの理想形を決めており、全員がそのやり方で統一しています。

①封入するフライヤーを順番にセットする。

②封入する時の向きを揃える。

③クリップでとじる。

④封入する。

⑤封をする。

すべての行為を綿密に計算し、どの向きでどの角度に物品をおいたら効率が良いのかを、予め検討し決めているのです。

さらに、これらは準備の段階から工夫が必要です。500通の封詰めの途中で、封をする糊が無くなったとか、クリップが足りないとか、そういうのは無しです。(笑)いちいち、取りに行くのに無駄な時間がかかってしまうからです。

一 連の動作を無駄なくこなすために、必要な物品は事前に揃え、粛々と完了するという訳です。もちろん、ゴミ箱とかも事前に側に置いておく必要があります。作 業後、ゴミで溢れてしまうようであれば、それを片付けるのが一手間なので、ゴミが出たらすぐ捨てられるようにする必要があります。準備なくして効率のよい デスクワークはできないと考えています。
 

人よりも何倍も仕事をこなす人

 

それでは、これらの事を踏まえ、冒頭のデスクの上と引き出しの整理に戻します。

つまり、日常的に必要な備品が、すぐに取り出せる位置に配置され、在庫が十分に揃っている、というだけで、日常のデスクワークがスムーズなはずですね。

また、デスクの上もそうです。

現在進行中のもの、保留のもの、未着手のもの、などなど、きちんと分別されていなければ、自分の身の回りに置きている日常業務が、常に可視化できていないということになるのです。

だから、デスクの上と引き出しの中を見れば、その人の仕事の全てが見えてくるわけです。

そして、さらに言えば、人と同じ仕事をしていても、一足お先に終わってしまう人。

人よりも何倍も仕事をこなす人。

これらは、こういうささやかな事がきちんと出来ている人だと思います。

しいては、自分の仕事が1日を通して可視化できるので、マネジメント能力が高いと言うことが言えるでしょう。

今回は、デスクワークの一部分を切り取って解説してみました。

また、機会があれば、他の仕事についても自分なりの考えをまとめてみたいと思います。

そもそも、こんなことは分かっていますよ、という方や、さっさと仕事を終わらせたくない方にとっては、大きなお世話かもしれないので、スルーしていただければ幸いです。(笑)
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